top of page
Privacy notice

You will find the German version of the privacy notice here.


This privacy notice explains how we process personal data in our association as per the General Data Protection Regulation (GDPR) and other relevant privacy laws applicable to our association.


Please note that this entire document is protected by copyright, and you may not copy any text from it.

​

If you have any questions about this privacy notice, feel free to contact us at:
Association name: International Voices Choir (IVC) e.V 
Address: 
Contact email address: director@ivcbonn.com
Register of association no: 

​

We take your privacy seriously and we have taken several steps to ensure that we provide you with clear and transparent information on how we process your data, and also inform you about your rights. If you feel that any information is unclear, or missing, please do not hesitate to contact us.


Your data protection rights

  • Your rights of access and rectification: You may request access to or a copy of the information we process about you and ask us to rectify any incorrect data.

  • Your right to erasure or restriction: In some circumstances, you may ask us to delete and/or restrict our processing of your data, but we cannot delete any data we are required to process.

  • Your right to object to processing: In some circumstances, you may ask us to stop processing your data.

  • Your right to data portability: In some circumstances, you may ask us to transfer your data to you or to another organisation.

  • Also, if you’re unhappy about how we process your data, you have a right to complain to a national data authority. We hope, however, that you will contact us first so that we can try to resolve the matter for you in a satisfactory way.

​

Please contact us if you have any questions about or want to exercise one of your rights. You are entitled to a reply within 30 days. 
 

How we get your personal data


We typically process personal data about:

  • Potential and existing members of the association. 

  • Partners that we work with.

  • Website visitors.

 

We process personal data when you:

  • Contact us to request membership of IVC.

  • Register as a member of IVC and consent to the processing of your data. 

  • Participate in our concerts and other events.

  • Contact us via phone, text, email, social media or our website

  • Otherwise use our website

​

It is voluntary to provide us with personal data, but if you choose not to, we will not be able to register you as a member of the association. We do not rent, buy or sell personal data from or to others, use automated decisions or profiling in the processing of your personal data or process special category data.

 

Purpose, lawful basis and retention periods


We only process your personal data when we have a purpose and a lawful basis for doing so. Under the GDPR Article 6-1, the lawful bases we rely on, are:

a)    Your consent
b)    We have a contractual obligation (contract)
c)    We have a legal obligation
f)    We have a legitimate interest

​

We adhere to the principles of data avoidance and data economy. As a rule, personal data should not be processed and kept for longer than necessary to fulfil the purpose for processing. 


Your personal data is only retained for as long as we have a purpose and a lawful basis:

  • Until you withdraw your consent.

  • For as long as we have a contractual obligation, and, if applicable, in accordance with accounting and bookkeeping rules and regulations.

  • For as long as we have a legal obligation; in accordance with accounting and bookkeeping rules and/or other legal requirements and regulations.

  • For as long as we have a legitimate interest or until you ask us not to process your data in such a way.


You can always withdraw your consent for any data processing based on consent, and you can also reach out to us at any time if you’d like us to stop processing and/or ask us to delete any of your data.


Your data is deleted from all relevant systems when we no longer have a purpose and/or legal basis to continue to process them. At the end of each fiscal year, we review the choir membership list and remove all data associated with non-active members.

​

Details on the processing of your personal data


In this section we describe in detail when and how we process your data, for what purposes and our legal grounds to do so (lawful bases). 


We process personal data when:


You communicate with us


When you contact us through our website, e-mail, phone (call, text message) and/or social media, we process personal data. Depending on where and how you contact us, this may include your name, contact details, IP address and other information you choose to send to us.


The purpose is to be able to respond to your inquiries and, on some occasions, to keep records in case of complaints or legal claims. The lawful basis is f), where the legitimate interests are to be able to respond to your inquiries and, on some occasions, to keep records in case of complaints or legal claims. We review these data annually and delete personal data as appropriate. Due to the nature of our association, we can keep this type of personal data up to 3 years, or 10 years if we have a legal obligation in accordance with accounting and bookkeeping rules.


You register as a member of IVC e.V.


When you register as a member, we process personal data such as your name, contact details, birth date, nationality (optional) and payment details. 


We use personal data to communicate with you and register your payment. We also use your personal data to register at an umbrella organisation (Chorverband NRW) that provides us with insurance and other services. 


The purpose is to be able to fulfill our obligation as a choir association. The lawful bases are a) consent and c) legal obligation related to accounting, tax and other business rules and regulations we are required to abide by.


We process the data for as long as we have a legal obligation as per any applicable rules and regulations we are bound by. For example, we are required by law to store records, which could include personal data, for 10 years for accounting, tax and other business purposes. Please contact us if you would like to know what is applicable in your case.


You participate at our events


When you participate at our events (rehearsals, choir concerts and other events), we sometimes take photos and videos. The photos and videos may be used and saved in the following media formats, solely for the purpose of promoting IVC: 

 

  • IVC website (www.ivcbonn.com) and, if appropriate, Bonn International School website (www.bonn-is.de) 

  • IVC social media pages, such as Instagram and Facebook 

  • Printed publications (newsletters, event invitations/programs, displays/posters, etc.) 

  • Press activities. 

​

The lawful basis is a) consent.


You supply services to or collaborate with us 


When you enter into an agreement with us either as a vendor, partner or data processor, we process personal data such as your name, contact details and correspondence. The purpose is to be able to enter into this agreement and to respond to your inquiries and the lawful basis is b) contract. 


We review these data annually and delete personal data as appropriate, however no later than 3 years after the contract has been terminated, or 10 years if we have a legal obligation in accordance with accounting and bookkeeping rules. We process other communication data as per the first paragraph in this chapter, please see above.


You use our website


When you use our website, we may process personal data such as IP address and other technical data collected via cookies and analytics tools. The purpose is to run our website and business effectively, promote our products and services and to respond to any inquiries from website visitors. The lawful basis for processing personal data through cookies that are strictly necessary, is a) consent, and f) legitimate interest. Click here to view which cookies are stored on your site visitors' computer. 


Whom we share your personal data with


To run our association efficiently and securely, we sometimes will have to share your personal data with other parties such as:

 

  • Public authorities we are obliged to report to.

  • The regional choir association (Chorverband NRW).

  • Our accountant, auditor, lawyer and others helping us in a professional capacity.

  • Data processors: providers of services that process your personal data on our behalf. 

  • IT support, if necessary

​
We require that all such recipients secure data in accordance with good information security. 

​

Changes to our privacy policy
 

We reserve the right to adapt this privacy policy to ensure that it always complies with current legal requirements or to implement changes to our services in the privacy policy. For your revisit, the latest privacy policy published on this website will always apply.

​

Questions and contact information


If you would like to: access, correct, amend or delete any personal information we have about you, or otherwise have  any questions about data protection , you are invited to contact us at director@ivcbonn.com.


This privacy notice was last updated: 01.10.2024
 

Datenschutzerklärung

Die englische Fassung der Datenschutzerklärung finden Sie hier.

​

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, wie wir personenbezogene Daten in unserem Verein gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderen relevanten Datenschutzgesetzen verarbeiten, die für unser Verein gelten.

​

Bitte beachten Sie, dass dieses gesamte Dokument urheberrechtlich geschützt ist und Sie keinen Text daraus kopieren dürfen.

​

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, können Sie sich gerne an uns wenden unter:
Vereinname: International Voices Choir (IVC) e.V
Adresse: 
E-Mail-Adresse der Kontaktperson: director@ivcbonn.com
Vereinsregisternummer:

​

Wir nehmen Ihre Privatsphäre ernst und haben mehrere Schritte unternommen, um sicherzustellen, dass wir Ihnen klare und transparente Informationen darüber bereitstellen, wie wir Ihre Daten verarbeiten, und Sie auch über Ihre Rechte informieren. Wenn Sie der Meinung sind, dass Informationen unklar sind oder fehlen, können Sie sich jederzeit an uns wenden.
 

Ihre Datenschutzrechte

  • Ihre Rechte auf Auskunft und Berichtigung: Sie können Auskunft über oder eine Kopie, der von uns über Sie verarbeiten Informationen anfordern und uns auffordern, falsche Daten zu berichtigen.

  • Ihr Recht auf Löschung oder Einschränkung: Unter bestimmten Umständen können Sie uns auffordern, Ihre Daten zu löschen und/oder unsere Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken, wir können jedoch keine Daten löschen, zu deren Verarbeitung wir verpflichtet sind.

  • Ihr Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung: Unter bestimmten Umständen können Sie uns auffordern, die Verarbeitung Ihrer Daten zu beenden.

  • Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit: Unter bestimmten Umständen können Sie uns auffordern, Ihre Daten an Sie oder an eine andere Organisation zu übertragen.

  • Wenn Sie darüber hinaus nicht damit einverstanden sind, wie wir Ihre Daten verarbeiten, haben Sie ein Beschwerderecht bei einer nationalen Datenschutzbehörde. Wir hoffen jedoch, dass Sie sich zuerst mit uns in Verbindung setzen, damit wir versuchen können, die Angelegenheit für Sie zufriedenstellend zu lösen.

​

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen zu einem Ihrer Rechte haben oder ein Recht ausüben möchten. Sie haben Anspruch auf Erhalt einer Antwort innerhalb von 30 Tagen. 


Wie wir Ihre personenbezogenen Daten erhalten


In der Regel verarbeiten wir personenbezogene Daten über:

  • Potenziellen und bestehenden Mitgliedern des Vereins. 

  • Partner, mit denen wir zusammenarbeiten.

  • Website-Besucher.


Wir verarbeiten personenbezogene Daten, wenn Sie:

  • uns Kontaktieren, um eine Mitgliedschaft beim IVC zu beantragen.

  • als Mitglied beim IVC registrieren und der Verarbeitung Ihrer Daten zustimmen.

  • an unseren Konzerten und anderen Veranstaltungen teilnehmen.

  • Uns per Telefon, SMS, E-Mail, über soziale Medien oder unsere Website kontaktieren.

  • anderweitig unsere Website nutzen.


Die Bereitstellung personenbezogener Daten an uns ist freiwillig. Wenn Sie sich dagegen entscheiden, können wir Sie nicht als Mitglied des Vereins registrieren. Wir vermieten, kaufen oder verkaufen keine personenbezogenen Daten von Dritten bzw. an Dritte, nutzen keine automatisierten Entscheidungen oder Profiling bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und verarbeiten auch keine Daten aus besonderen Kategorien.


Zweck, rechtmäßige Grundlage und Aufbewahrungsfristen


Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn wir dafür einen Zweck und eine rechtmäßige Grundlage haben. Nach Art. 6 Absatz 1 DSGVO sind die rechtmäßigen Grundlagen, auf die wir uns stützen:
d)    Ihre Einwilligung
e)    Wir haben eine vertragliche Verpflichtung (Vertrag)
f)    Wir haben eine rechtliche Verpflichtung
g)    Wir haben ein berechtigtes Interesse


Wir halten uns an die Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Personenbezogene Daten sollen grundsätzlich nicht länger verarbeitet und aufbewahrt werden, als dies für die Erfüllung des Verarbeitungszwecks erforderlich ist. 


Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie wir einen Zweck und eine rechtmäßige Grundlage haben:

  • Bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

  • Solange wir eine vertragliche Verpflichtung haben und gegebenenfalls in Übereinstimmung mit den Rechnungslegungs- und Buchführungsregeln und -vorschriften.

  • Solange wir eine rechtliche Verpflichtung haben; gemäß den Rechnungslegungs- und Buchführungsregeln und/oder anderen rechtlichen Anforderungen und Vorschriften.

  • Solange wir ein berechtigtes Interesse haben oder bis Sie uns auffordern, Ihre Daten nicht in einer solchen Weise zu verarbeiten.


Sie können Ihre Einwilligung zu einer auf Einwilligung basierenden Datenverarbeitung jederzeit widerrufen. Sie können sich auch jederzeit an uns wenden, wenn Sie möchten, dass wir die Verarbeitung beenden, und/oder uns auffordern, Ihre Daten zu löschen.


Ihre Daten werden aus allen relevanten Systemen gelöscht, wenn wir keinen Zweck und/oder keine Rechtsgrundlage mehr haben, sie weiter zu verarbeiten. Am Ende jedes Geschäftsjahres überprüfen wir die Chormitgliederliste und entfernen alle Daten nicht aktiver Mitglieder.

​

Angaben zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten


In diesem Abschnitt beschreiben wir ausführlich, wann und wie wir Ihre Daten verarbeiten, zu welchen Zwecken sowie unsere Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung (Rechtmäßigkeit). 


Wir verarbeiten personenbezogene Daten, wenn:


Sie mit uns kommunizieren


Wenn Sie uns über unsere Website, E-Mail, Telefon (Anruf, SMS) und/oder soziale Medien kontaktieren, verarbeiten wir personenbezogene Daten. Je nachdem, wo und wie Sie uns kontaktieren, kann dies Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Ihre IP-Adresse und andere Informationen umfassen, die Sie uns senden möchten.


Der Zweck besteht darin, auf Ihre Anfragen zu antworten und in einigen Fällen bei Beschwerden oder Rechtsansprüchen Aufzeichnungen zu führen. Die rechtmäßige Grundlage ist f), wobei die berechtigten Interessen darin bestehen, auf Ihre Anfragen antworten und in einigen Fällen bei Beschwerden oder Rechtsansprüchen Aufzeichnungen führen zu können. Wir prüfen diese Daten jährlich und löschen personenbezogene Daten gegebenenfalls. Aufgrund der Art unseres Verien können wir diese Art von personenbezogenen Daten bis zu 3 Jahre oder 10 Jahre aufbewahren, wenn wir gemäß den Rechnungslegungs- und Buchführungsregeln eine rechtliche Verpflichtung haben.

​

Sie registrieren sich als Mitglied im IVC e.V.


Wenn Sie sich als Mitglied registrieren, verarbeiten wir personenbezogene Daten wie Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Ihr Geburtsdatum, Ihre Staatsangehörigkeit (optional) und Ihre Zahlungsdaten.


Wir verwenden personenbezogene Daten, um mit Ihnen zu kommunizieren und Ihre Zahlung zu registrieren. Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten auch, um uns bei einem Dachverband (Chorverband NRW) anzumelden, der uns Versicherungen und andere Dienstleistungen anbietet.


Der Zweck besteht darin, unserer Verpflichtung als Chorverband nachkommen zu können. Die Rechtsgrundlagen sind a) Ihre Zustimmung und c) gesetzliche Verpflichtungen in Bezug auf Buchhaltungs-, Steuer- und andere Geschäftsregeln und -vorschriften, die wir einhalten müssen.


Wir verarbeiten die Daten so lange, wie wir gemäß den für uns verbindlichen geltenden Regeln und Vorschriften dazu eine rechtliche Verpflichtung haben. Beispielsweise sind wir gesetzlich verpflichtet, Geschäftsunterlagen, die personenbezogene Daten enthalten könnten, 10 Jahre lang zu Rechnungslegungs-, Steuer- und anderen geschäftlichen Zwecken zu speichern. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie wissen möchten, was in Ihrem Fall zutrifft.


Sie an unseren Veranstaltungen teilnehmen


Wenn Sie an unseren Veranstaltungen (Übungen, Chorkonzerte und andere Veranstaltungen) teilnehmen, machen wir manchmal Fotos und Videos. Die Fotos und Videos können ausschließlich zum Zweck der Förderung von IVC in den folgenden Medienformaten verwendet und gespeichert werden:

  • IVC-Website (www.ivcbonn.com) und ggf. Website der Bonn International School (www.bonn-is.de)

  • IVC-Social-Media-Seiten wie Instagram und Facebook

  • Gedruckte Veröffentlichungen (Newsletter, Veranstaltungseinladungen/-programme, Displays/Poster usw.

  • Presseaktivitäten.

​

Die rechtmäßige Grundlage ist a) Einwilligung.


Sie Dienstleistungen für uns erbringen oder mit uns zusammenarbeiten 


Wenn Sie als Lieferant, Partner oder Datenverarbeiter mit uns eine Vereinbarung abschließen, verarbeiten wir personenbezogene Daten wie Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und Ihren Schriftverkehr. Der Zweck besteht darin, diese Vereinbarung abschließen und auf Ihre Anfragen reagieren zu können. Die rechtmäßige Grundlage ist b) Vertrag. 


Wir überprüfen diese Daten jährlich und löschen personenbezogene Daten gegebenenfalls, spätestens jedoch 3 Jahre nach Vertragsbeendigung oder 10 Jahre, wenn wir gemäß Rechnungslegungs- und Buchhaltungsvorschriften eine gesetzliche Verpflichtung haben. Wir verarbeiten andere Kommunikationsdaten gemäß dem ersten Absatz in diesem Kapitel, siehe oben.

​

Sie unsere Website nutzen


Wenn Sie unsere Website nutzen, verarbeiten wir möglicherweise personenbezogene Daten wie IP-Adresse und andere technische Daten, die über Cookies und Analysetools erfasst werden. Der Zweck besteht darin, unsere Website und unsere Geschäfte effektiv zu führen, unsere Produkte und Dienstleistungen zu bewerben und auf Anfragen von Website-Besuchern zu reagieren. Die rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Cookies, die technisch notwendig sind, ist a) Einwilligung und f) berechtigtes Interesse. Klicken Sie hier, um anzuzeigen, welche Cookies auf den Computern Ihrer Site-Besucher gespeichert sind. 


An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter


Um unseren Verein effizient und sicher zu führen, müssen wir Ihre personenbezogenen Daten manchmal an Dritte weitergeben, beispielsweise an:

  • Behörden, denen wir meldepflichtig sind.

  • Der Landeschorverband (Chorverband NRW).

  • Unser Buchhalter, Wirtschaftsprüfer, Anwalt und andere, die uns in beruflicher Funktion unterstützen.

  • Datenverarbeiter: Dienstleister, die Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag verarbeiten.

  • IT-Support, falls erforderlich


Wir verlangen, dass alle diese Empfänger Daten nach den Grundsätzen guter Informationssicherheit sichern. 


Änderung unserer Datenschutzerklärung


Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann jeweils die aktuell auf dieser Website veröffentlichte Datenschutzerklärung.

​

Fragen und Kontaktinformationen


Wenn Sie auf Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zugreifen, diese korrigieren, ändern oder löschen möchten oder anderweitig Fragen zum Datenschutz haben, können Sie uns unter folgender Adresse kontaktieren:
director@ivcbonn.com.

​

Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt aktualisiert am: 01.10.2024
 

bottom of page